Co sprawdzić przed wysłaniem rozliczenia do klienta

Przed wysłaniem rozliczenia warto zatrzymać się na chwilę i sprawdzić formularz. Po kliknięciu przycisku „Wyślij do zleceniodawcy” nie można już samodzielnie edytować danych, dlatego błąd może oznaczać korektę, kontakt ze wsparciem i opóźnienie rozliczenia. Właśnie dlatego przed wysłaniem trzeba potwierdzić dane klienta, zgodność opisu zlecenia, załączniki, a także ustawienia finansowe i podatkowe.

Dane klienta

To miejsce, w którym błędy mogą być najbardziej problematyczne. Jeśli dane nabywcy będą nieprawidłowe, faktura może wymagać korekty albo zostać odrzucona przez księgowość klienta.

Sprawdź, czy klient został oznaczony prawidłowo

Najpierw upewnij się, że w formularzu prawidłowo wskazano typ klienta: firma czy osoba fizyczna. To ważne nie tylko dla danych na fakturze, lecz także dla zasad rozliczenia VAT.

Jeśli klientem jest polska firma, szczególnie ważny jest numer NIP. System jest zintegrowany z bazą GUS, dlatego po wpisaniu NIP dane firmy mogą wczytać się automatycznie. Mimo to warto porównać nazwę firmy i adres z danymi przekazanymi przez klienta.

Jeśli klientem jest osoba fizyczna albo firma z innego kraju, trzeba uważnie sprawdzić dane wprowadzone do formularza ręcznie: nazwę firmy albo imię i nazwisko, adres oraz adres e-mail płatnika. Najważniejsze, aby wszystko zgadzało się z informacjami otrzymanymi od klienta.

Typowy problem pojawia się wtedy, gdy firma działa pod podobnymi nazwami w różnych formach prawnych. Jeśli zostanie wybrany niewłaściwy podmiot, klient może odrzucić fakturę, nawet jeśli adres jest prawidłowy.

Dlatego przed wysłaniem najlepiej porównać dane widoczne w formularzu z danymi, które klient przesłał w wiadomości, zleceniu albo stopce maila.

Sprawdź adres e-mail odbiorcy

To właśnie na ten adres system wysyła fakturę i link do płatności. Wystarczy jedna literówka, aby klient nie otrzymał wiadomości, a rozliczenie nie ruszyło dalej.

Przed wysłaniem upewnij się, że adres należy do właściwej osoby i nie zawiera błędów.

Spójność zlecenia: nazwa, opis i załączniki

Dział weryfikacji i księgowość klienta oceniają transakcję również pod kątem spójności logicznej. Nazwa i opis zlecenia powinny być konkretne oraz odpowiadać dodanemu plikowi.

Nazwa, opis i plik muszą do siebie pasować

Opis powinien jasno pokazywać, co dokładnie zostało wykonane, a dodany plik powinien to potwierdzać.

Przykład: programista wpisuje w tytule „Usługa IT”, a w opisie — „Rozliczenie prac za maj”.

To zbyt ogólne. Taki opis nie wyjaśnia, co dokładnie zostało wykonane, i nie pomaga ani klientowi, ani działowi weryfikacji.

Lepiej wskazać konkretny zakres prac, na przykład: „Aktualizacja wtyczek i optymalizacja bazy danych sklepu WooCommerce”.

Dobry opis:

• jasno wskazuje rezultat pracy,

• jest zgodny z nazwą zlecenia,

• odpowiada dodanemu plikowi,

• pomaga klientowi szybciej potwierdzić rozliczenie.

Pliki i dowody wykonania pracy

To jedna z najczęstszych przyczyn wstrzymania rozliczenia. W tym modelu rozliczany jest wykonany rezultat pracy, a nie tylko czas poświęcony na realizację zlecenia. Dodany plik potwierdza, że praca została wykonana.

Sprawdź, co dokładnie wysyłasz

Przed wysłaniem otwórz przygotowany plik i upewnij się, że działa prawidłowo. Częsty błąd to przesłanie niewłaściwego pliku, uszkodzonego archiwum albo skrótu zamiast potrzebnego materiału.

Sprawdź zgodność pliku z opisem

Załącznik musi odpowiadać temu, co opisano w formularzu. Jeśli w opisie wskazano „raport SEO”, plik również powinien być raportem albo materiałem, który potwierdza wykonanie właśnie takiego zlecenia.

Jeśli praca była objęta NDA

Jeśli zlecenie było poufne, nie trzeba przesyłać pełnej wersji materiału. Wystarczy fragment pracy albo zrzut ekranu z ukrytymi danymi wrażliwymi. Taki plik nadal musi jednak potwierdzać, że rezultat pracy rzeczywiście istnieje.

Pusty plik albo plik niezwiązany ze zleceniem nie będzie wystarczającym dowodem wykonania pracy.

Finanse: kwota, waluta i podatki

Błąd w tej sekcji może oznaczać niezgodność z ustaleniami z klientem albo nieprawidłowe rozliczenie podatkowe. Dlatego przed wysłaniem trzeba sprawdzić nie tylko kwotę, lecz także walutę, typ klienta i ustawienia podatkowe.

Tryb „Otrzymuję” albo „Klient płaci”

To jedno z miejsc, które najczęściej powoduje nieporozumienia. Przed wysłaniem rozliczenia sprawdź, czy końcowa kwota dla klienta zgadza się z wcześniejszymi ustaleniami.

Jeśli klient podał maksymalny budżet, zwykle właściwym wariantem będzie „Klient płaci”. Jeśli punktem wyjścia jest kwota, którą freelancer chce otrzymać, właściwy będzie tryb „Otrzymuję”.

Typowy błąd wygląda tak: freelancer uzgadnia z klientem konkretną końcową kwotę do zapłaty, ale wpisuje ją w formularzu w niewłaściwym trybie. W efekcie klient otrzymuje fakturę na inną kwotę niż uzgodniona.

Dlatego przed wysłaniem warto sprawdzić końcową kwotę w podsumowaniu i porównać ją z wcześniejszymi ustaleniami.

Waluta faktury

Waluta faktury zależy od kraju klienta i jest określana automatycznie przez system.

VAT: kraj i typ klienta

Zasady VAT zależą od tego, gdzie znajduje się klient i czy jest firmą, czy osobą fizyczną. To ważne, ponieważ VAT 23% nie ma zastosowania w każdym przypadku.

Dlatego przed wysłaniem rozliczenia sprawdź:

• czy klient został prawidłowo oznaczony jako firma albo osoba fizyczna,

• czy kraj klienta został podany prawidłowo,

• czy wynikające z tego ustawienia podatkowe odpowiadają danym w formularzu.

Podsumowanie: lista kontrolna przed kliknięciem „Wyślij”

Zanim ostatecznie potwierdzisz formularz, zrób krótką kontrolę i odpowiedz sobie na cztery pytania:

• Czy dane klienta są prawidłowe i czy został on poprawnie oznaczony jako firma albo osoba fizyczna?

• Czy opis zlecenia jest konkretny i czy jest zgodny z dodanym materiałem?

• Czy dodany plik otwiera się bez błędów i czy potwierdza wykonanie pracy?

• Czy końcowa kwota, waluta i ustawienia podatkowe zgadzają się z ustaleniami oraz statusem klienta?

Jeśli na każde z tych pytań odpowiedź brzmi „tak”, formularz można bezpiecznie wysłać klientowi.