Faktura bez firmy: jak działa rozliczenie we Freelancehunt dla freelancera i klienta

Usługa „Faktura bez firmy” pozwala rozliczyć zlecenie bez zakładania działalności gospodarczej. Freelancehunt Sp. z o.o. wystawia klientowi fakturę. W tym modelu freelancer nie wystawia klientowi faktury samodzielnie. Dla freelancera ważne jest to, że podczas wypłaty środków potrącana jest zaliczka na PIT. Dla klienta to prosty sposób, aby opłacić usługę i otrzymać fakturę albo fakturę VAT zgodnie z krajem i statusem nabywcy.

Jak działa ten model

• Freelancer otwiera formularz rozliczenia usługi, opisuje zlecenie i przekazuje rezultat pracy. Na tej podstawie zawiera z platformą umowę o dzieło.

• Freelancehunt Sp. z o.o. wystawia klientowi fakturę albo fakturę VAT zgodnie z krajem klienta i statusem nabywcy.

• Po opłaceniu faktury środki trafiają na saldo freelancera.

• Po zakończeniu roku freelancer otrzymuje PIT-11 albo IFT-1R — w zależności od swojej sytuacji podatkowej.

Jak przebiega rozliczenie

To nie jest zwykłe wygenerowanie faktury. To pełny model rozliczenia, w którym Freelancehunt Sp. z o.o. jest stroną obsługującą rozliczenie usługi.

Proces przebiega w następującej kolejności:

• Freelancer → Freelancehunt
  Freelancer wypełnia formularz rozliczenia. Oznacza to zawarcie z platformą umowy o dzieło na wykonanie konkretnej usługi.

• Freelancehunt → klient
  Freelancehunt Sp. z o.o. wystawia klientowi fakturę zgodnie z zasadami obowiązującymi dla kraju klienta i typu nabywcy.

• Freelancehunt → freelancer
  Kiedy klient opłaci fakturę, środki są przetwarzane i trafiają na saldo freelancera.

Waluta faktury

Waluta faktury zależy od kraju klienta i jest określana automatycznie przez system.

Zasady VAT

VAT zależy od kraju klienta, a także od tego, czy nabywcą jest firma, czy osoba fizyczna.

W praktyce VAT 23% nie ma zastosowania w każdym przypadku. Sposób rozliczenia zależy od kraju klienta oraz od tego, czy jest on firmą, czy osobą fizyczną.

Procedura krok po kroku

Krok 1. Uzgodnij warunki i przygotuj dane

Na początku uzgodnij z klientem warunki współpracy: zakres pracy, dane do faktury oraz końcową kwotę rozliczenia. Pomoże to poprawnie wystawić fakturę i uniknąć dodatkowych wyjaśnień po jej utworzeniu.

Uzgodnij model kwoty

Najpierw trzeba określić, jaką dokładnie kwotę należy rozliczyć i czy obie strony zgadzają się co do końcowej wartości faktury. Najczęściej występują dwa warianty:

• klient ma określony budżet — wtedy od tej kwoty odejmowane są koszty, a freelancer widzi, ile ostatecznie otrzyma,
  

• freelancer chce otrzymać konkretną kwotę — wtedy system oblicza, ile musi zapłacić klient, aby po potrąceniach freelancer otrzymał uzgodnioną kwotę.

Przygotuj dane i materiały

Przed rozpoczęciem procedury dobrze mieć pod ręką:

• prawidłowe dane klienta,

• adres e-mail płatnika,

• dane firmy, jeśli zleceniodawcą jest firma,

• imię, nazwisko i adres, jeśli zleceniodawcą jest osoba fizyczna,

• pliki potwierdzające wykonanie pracy.

Jeśli zleceniodawcą jest polska firma, warto poprosić o numer NIP w formie tekstowej. Pomaga to uniknąć literówek.

Krok 2. Wypełnij formularz rozliczenia

Proces zaczyna się od wypełnienia formularza rozliczenia usługi. Dane wprowadzone do formularza muszą odpowiadać stanowi faktycznemu.

Na tym kroku trzeba podać:

• nazwę zlecenia — tytuł, który pojawi się na fakturze, na przykład „Opracowanie strony internetowej”,

• opis zlecenia — krótki i konkretny opis wykonanej pracy,

• termin płatności — czas, jaki klient będzie miał na opłacenie faktury.

Dodaj pliki potwierdzające wykonanie pracy

Freelancer dodaje pliki, które potwierdzają wykonanie zlecenia. To ważna część procesu, ponieważ pokazuje, że praca rzeczywiście została wykonana.

Można dodać między innymi:

• kod źródłowy w ZIP,

• pliki graficzne,

• dokumenty PDF,

• raporty,

• inne materiały potwierdzające wykonanie pracy.

Jeśli zlecenie jest objęte NDA, można dodać zrzut ekranu z ukrytymi danymi wrażliwymi albo fragment pracy. Nie warto przesyłać pustych plików, ponieważ mogą zostać odrzucone na etapie weryfikacji.

Krok 3. Wypełnij dane klienta

Na tym etapie określany jest płatnik faktury. W przypadku polskich firm system jest zintegrowany z bazą GUS, co pomaga zmniejszyć ryzyko błędów w danych.

Trzeba podać:

• email — na ten adres zostanie wysłana faktura oraz link do płatności;

• dane klienta — jeśli klientem jest polska firma, podaj NIP: po wpisaniu numeru system automatycznie pobierze dane firmy z bazy GUS. Jeśli klient nie ma numeru NIP lub jest zarejestrowany w innym kraju, wybierz odpowiednią opcję w formularzu i uzupełnij dostępne dane klienta.

Jeśli system nie znajduje firmy albo nie pobiera danych automatycznie, można wprowadzić je ręcznie. Najpierw warto jednak jeszcze raz sprawdzić NIP z klientem.

Jeśli zleceniodawcą jest osoba fizyczna, NIP nie jest potrzebny. Wystarczy adres e-mail płatnika oraz inne dane, takie jak imię, nazwisko i adres.

Jeśli klient jest z Unii Europejskiej albo spoza UE, dane wprowadza się zgodnie z formularzem i statusem klienta: jako firmy albo osoby fizycznej.

Krok 4. Wybierz kwotę i sprawdź podatki

Na tym etapie freelancer finalizuje ustalenia z kroku 1 i wybiera odpowiedni tryb wprowadzania kwoty.

Tryb wprowadzania kwoty

W formularzu dostępne są dwa tryby:

• „Otrzymuję” — ten wariant wybiera się wtedy, gdy punktem wyjścia jest kwota, którą ma otrzymać freelancer,

• „Klient płaci” — ten wariant wybiera się wtedy, gdy punktem wyjścia jest kwota, którą ma zapłacić klient.

Tryb należy wybrać zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami z klientem.

Krok 5. Sprawdź podsumowanie i wyślij klientowi

Przed ostatecznym potwierdzeniem system pokazuje podsumowanie wszystkich danych: danych klienta, opisu zlecenia, załączników i wybranych ustawień rozliczenia.

To właśnie w tym momencie warto uważnie sprawdzić cały formularz. Jeśli coś się nie zgadza, lepiej wrócić i poprawić błędy.

Po kliknięciu przycisku „Wyślij klientowi” nie można już samodzielnie edytować danych. Faktura zostanie wygenerowana, a link trafi do klienta. Błędy wykryte po tym etapie mogą wymagać kontaktu ze wsparciem i wydłużyć czas rozliczenia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy klient musi zakładać konto we Freelancehunt?

Nie. Klient otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem do podglądu faktury i płatności. Rejestracja w serwisie nie jest potrzebna.

Kto wystawia klientowi fakturę?

Freelancehunt Sp. z o.o. wystawia klientowi fakturę. W tym modelu freelancer nie wystawia klientowi faktury samodzielnie.

Podsumowanie

Usługa „Faktura bez firmy” porządkuje rozliczenie między klientem, freelancerem i platformą. Klient otrzymuje fakturę albo fakturę VAT zgodnie z krajem i statusem nabywcy, a freelancer rozlicza się z platformą na podstawie umowy o dzieło.